内定辞退の伝え方【メール例文・電話の話し方】
最終更新: 2026年6月 | 角を立てずに誠実に辞退するために
複数社から内定をもらえば、必ずどこかを辞退することになります。とはいえ、お世話になった企業への辞退連絡は気が重いものです。本記事では、メールと電話の使い分け、連絡のタイミング、そのまま使える辞退メールの例文と電話のトークスクリプト、承諾後の辞退の伝え方までを解説します。最も大切なのは、放置せず、早く・誠実に・簡潔に伝えることです。
データ調査時点: 2026年6月 ｜ 出典: 厚生労働省「労働契約の終了に関するルール」、民法第627条（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）
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結論：早く・誠実に・簡潔に
内定辞退の基本は、辞退を決めたら「できるだけ早く」「誠実に」「理由は簡潔に」伝えること。承諾前ならメールでも構いませんが、入社直前や承諾後はまず電話でお詫びするのが丁寧です。
法的には、内定承諾後であっても入社日前なら辞退は可能で、通常は損害賠償の心配もありません。だからこそ、最もやってはいけないのは「連絡せず音信不通にすること」です。お世話になった感謝とお詫びを丁寧に伝えれば、角を立てずに辞退できます。
メールと電話の使い分け
メールが向く場面
承諾前で、まだ時間的余裕がある場合。記録が残り、相手の時間も奪いません。営業時間外でも送れるのも利点です。ただし、送りっぱなしにせず、相手から確認の返信が来るかは気にかけましょう。
電話が向く場面
入社直前や、すでに承諾の意思を伝えた後。誠意が伝わりやすく、企業も状況をすぐ把握できます。電話でお詫びした後、内容をメールで残しておくとより丁寧です。エージェント経由なら、まずエージェントに連絡します。
いつまでに伝えるべきか
辞退を決めた時点で、できるだけ早く伝えるのが原則です。連絡が遅れるほど、企業の採用機会の損失が広がります。
法的な下限として、期間の定めのない雇用契約は民法第627条により申し入れから2週間で解約できます。ただしこれは最低限のルールであり、現実には決断後すぐの連絡がマナーです。承諾期限の延長を相談している段階で辞退が固まった場合も、期限を待たず早めに伝えましょう。期限延長の頼み方は内定承諾の期限と延長を参照してください。
連絡のタイミングで一つ意識したいのは、企業側の動きです。内定を出した企業は、入社手続きの準備、配属先の調整、場合によっては他候補者への不採用通知まで進めています。辞退の連絡が早いほど、企業は他の候補者へ素早く切り替えられ、双方にとっての損失が小さく済みます。逆に、入社直前まで引き延ばすと、企業の業務計画に穴が空き、強い不信感を残してしまいます。気が重い連絡ほど先延ばしにしたくなりますが、「早く伝えることが最大の誠意」という意識で臨むのが、結果として最も角の立たない辞退につながります。
辞退メールの例文
件名は「内定辞退のご連絡（氏名）」のように用件と氏名を明記します。本文は感謝→辞退の意思→お詫び→結びの順が基本です。
件名：内定辞退のご連絡（氏名）｜本文：「○○株式会社 採用ご担当者様 お世話になっております、○○○○と申します。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。慎重に検討を重ねました結果、誠に勝手ながら今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このようなお返事となり申し訳ございません。末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」
「複数社を比較し検討いたしました結果、自身のキャリアの方向性を踏まえ、他社への入社を決断いたしました。最後までご丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。」
「○○エージェント ○○様 お世話になっております。慎重に検討した結果、○○株式会社の内定を辞退したいと考えております。ご尽力いただいたにもかかわらず申し訳ございません。企業様へのご連絡をお願いできますでしょうか。」
電話のトークスクリプト
電話は、相手の営業時間内で、落ち着いて話せる環境からかけます。次の流れを意識すると、緊張していてもスムーズに伝えられます。
名乗りと用件
「お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました○○○○です。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」
辞退の意思を伝える
「この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。慎重に検討した結果、誠に申し訳ないのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」
理由を簡潔に（聞かれたら）
「自身のキャリアを総合的に考え、他社への入社を決断いたしました。御社には大変丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。」
お詫びと締め
「お忙しい中、お時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり申し訳ございません。御社の今後のご発展をお祈りしております。」
承諾後の辞退の伝え方
内定承諾書にサインした後でも、入社日前であれば辞退は法的に可能です。ただし、承諾後の辞退は企業の採用計画に大きな影響を与えるため、まず電話で直接お詫びを伝え、その後メールで記録を残すのが誠実な対応です。
理由を細かく説明する義務はありませんが、『一度承諾しておきながら』という点へのお詫びは丁寧に伝えましょう。承諾そのものを慎重に行えば、こうした事態は避けられます。承諾期限の考え方は内定承諾の期限と延長で詳しく解説しています。
やってはいけないNG行動
連絡せず音信不通にする（バックレ）
最もやってはいけない行為です。企業は採用準備を進めており、無断辞退は大きな迷惑をかけます。エージェント経由なら今後の利用にも影響します。必ず連絡しましょう。
辞退を先延ばしにする
気まずさから連絡を遅らせると、企業の機会損失が広がります。辞退を決めたら、できるだけ早く伝えるのが誠実です。
嘘の理由を作り込む
細かい嘘は矛盾の元です。詳細を語る義務はないので、『キャリアを総合的に検討した結果』程度の簡潔な理由で十分です。
高圧的・投げやりな態度を取る
辞退する企業とも、業界内でどこかで縁がつながる可能性があります。最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
よくある質問
Q. 内定辞退はメールと電話のどちらで伝えるべきですか？▾
Q. 内定辞退はいつまでに伝えればいいですか？▾
Q. 内定を承諾した後でも辞退できますか？▾
Q. 内定辞退で損害賠償を請求されることはありますか？▾
Q. 辞退の理由は正直に言うべきですか？▾
Q. 辞退するとエージェントとの関係が悪くなりませんか？▾
Q. 辞退した後にお詫びの品などは必要ですか？▾
辞退連絡もエージェントが代行
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